En kassaapparat kan vara ett certifierat kassaregister men i vanliga fall definieras kassaapparat som en maskin som används för att registrera och summera inköp en kund gör. Kassaapparaten består av ett siffertangentbord och en skärm eller sifferrad där det registrerade beloppeet visas. Kassaapparaten har också en kassalåda eller enklare kassaskåp integrerat med maskinen oftast under maskinen.

När kunden vill köpa ett antal vara slår kassapersonalen, kassören, in varorna i kassaaparaten som då registrerar kostnaderna på ett kassakvitto och summerar ihop den totala summan kunden handlar för. På de mer avancerade kassaapparaterna beräknas också moms för varorna och kassaapparaten kan även vara kopplad mot ett överordnat system som gör att varornas pris kan läsas av med streckkodsskanner och automatiskt få en korrekt benämning.

Skillnad mellan kassaapparat och kassaregister

En kassaapparat används oftast som benämning på enklare stand-alone kassamaskiner som inte är kopplade till kontrollenheter eller till överordnades system. Ett kassaregister benämns de mer avancerade kassaapparaterna som uppfyller Skatteverkets krav på korrekt och certifierad registrering av inköp inom kontanthandlen.

Ett kassaregister kan dock ibland benämnas kassaapparat och tvärt om.